Полезные рекомендации в работе с Microsoft Word

Наверное, нет ни одного пользователя ПК, который бы не был знаком с Microsoft Word. Старое доброе приложение, которым пользуются абсолютно все. Казалось бы, что в нем может быть нового. Но в действительно, почти все из нас используют лишь несколько функций программы. И не ищут чего-то нового.

Например, автоматическая проверка орфографии и грамматики, хотя это и любимая многими возможность Word, но далеко не все ею пользуются. Установить ее легко: при включенной автоматической проверке правописания откройте вкладку Правописание (Сервис; Параметры), поставьте необходимый флажок. И если в вашем тексте появятся подчеркнутые красной или зеленой волнистой линией слова, вы с легкостью (правым щелчком мыши) можете выбрать нужную замену.

Из полезных возможностей Microsoft Word стоит пользоваться созданием и оформлением бланка предприятия. Любой копании нужен официальный бланк, его можно купить, но можно легко сделать в Word: добавить данные предприятия, выбрать подходящий шрифт и размер и сохранить как шаблон. Можно добавить графическую эмблему фирмы: отсканированный вариант уже имеющегося знака или картинку из бесплатной коллекции Microsoft. Еще в галерее бесплатных шаблонов Word есть шаблоны писем, наклеек и форм. (Кстати, для шаблонов управления проектами вам нужно будет работать в Microsoft Project.)

Также в работе может пригодиться подложка. Когда документам необходимо придать статус неофициальности и распространить между сотрудниками предприятия, вы можете сделать подложку для обозначения черновика, образца. Ее будет хорошо видно в документе, кстати, можно подобрать любой цвет. И она не мешает чтению самого документа. При желании вы можете использовать изображение как подложку. Например, логотип вашей компании или изображение того, с чем ассоциируется ваше предприятие. (Если у вас обувной магазин, можно выбрать фотографию или рисунок туфельки для ваших печатных материалов).

Для добавления подложки вам нужно на вкладке Формат выбрать Фон, затем Подложку, подобрав нужные параметры. Кстати, можно сделать шаблон, если вам захочется пользоваться этой подложкой время от времени. Обязательно обратите внимание на то, чтобы подложка не создавала опасность чтению, для этого необходимо выбрать в параметрах «обесцветить» или «полупрозрачный». Тогда она будет смотреться эффектно и мешать не будет.

При рассылке сообщений нескольким получателям очень удобно воспользоваться функцией слияния. В Microsoft Word можно сделать список адресов и имен из таблицы, которую можно создать в Word, Excel, Access или Outlook. Например, если вы будете создавать таблицу в Excel, напишите письмо и не заполняйте поле адреса и приветствия. В столбце «Приветствие» укажите имя или имя отчество, в зависимости от того, какие у вас отношения с получателем. Например, «Петр» или «Петр Иванович». Дальше откройте письмо и во вкладке Сервис выберите Письма и рассылки, затем Слияние и выполняйте указания мастера. Далее перейдя к списку контактов, выберите получателей в базе данных. Эта функция помогает готовить кроме писем еще конверты и наклейки, что делает вашу работу намного легче.

Следующая функция, о которой я хочу рассказать, будет полезна тем, кто делает документы вместе с другими пользователями. Например, если вам вернули документ с определенными исправлениями, не всегда легко понять, какие именно данные были исправлены, а благодаря Word их не сложно увидеть. Для этого вам необходимо в новой версии документа выбрать вкладку «Сервис» и в версии Word 2002/2003, выбрать функцию «Сравнить и объединить исправления». Вернувшись к исходному документу, выделите его. В раскрывшемся в нижнем правом углу списке выберите функцию «Объединить в текущий документ». В версии Word 97/2000 во вкладке «Сервис» вам нужно выбрать «Исправления» и «Сравнить версии». В исходном документе Word выделить текст и нажмите «Открыть».

Бывает, что документ много изменяется и для того, чтобы разобраться во всех изменениях, лучше будет сравнить документ с более ранней версией, что достаточно легко сделать в Word. Для этого в меню «Файл» выберите «Версии» и функцию «Автоматически сохранять версию при закрытии». Теперь все версии документа будут сохраняться и обозначаться в диалоговом окне, а самая последняя версия будет в самом начале (вверху) списка. Для работы с нужной версией просто выделите ее и откройте, если версия не нужна, удалите ее, выделив и нажав на клавишу АskGFK. А если решите отключить автоматическое сохранение, уберите флажок в меню «Файл; Версии».



Статьи

  • КАК ВЫБРАТЬ ДЕТСКУЮ КРОВАТКУ? Как правило, кроватку новорожденному приобретают незадолго до его появления на свет. При этом многие молодые родители обращают внимание главным образом…
  • КАК ВЫБРАТЬ ДЕТСКУЮ КОЛЯСКУ? Когда семье становится известно о скором прибавлении, будущие родители и счастливые родственники начинают собирать малышу «приданое». Как правило, первым пунктом…
  • КАК ВЫБРАТЬ АВТОКРЕСЛО ДЛЯ РЕБЕНКА?           Немецкий журнал "Автомото плюс спорт" опубликовал результаты испытаний 10 фирменных автомобильных кресел безопасности. Они проводились в течение не одного…